Die Stadt Quickborn will ihre Verwaltung digitaler, effizienter und moderner aufstellen. Im Hauptausschuss wird dazu eine neue Digitalisierungs- und Transformationsstrategie vorgestellt. Prozesse sollen vereinheitlicht, Medienbrüche beseitigt, Bürgerdienste digitalisiert und Arbeitsabläufe automatisiert werden. Erstmals bekommt auch Künstliche Intelligenz einen deutlich sichtbaren Platz.

Das ist ein richtiger Schritt. Digitalisierung wird damit nicht mehr nur als IT-Thema behandelt, sondern mit Organisation, Arbeitsabläufen und Bürgerdiensten verbunden.

Allerdings besteht die Präsentation zunächst vor allem aus bekannten Grundsätzen der Verwaltungsdigitalisierung. Digitale Bürgerdienste, mobile Arbeitsplätze, durchgängige Prozesse, gemeinsame Standards und weniger Insellösungen werden seit Jahren diskutiert.

Der entscheidende Punkt fehlt noch: Zahlen, Daten und Fakten.

Was kostet die Transformation?

Eine Digitalstrategie muss nicht auf der ersten Seite jede einzelne Investition bis auf den Euro beziffern. Aber sie braucht wirtschaftliche Ziele.

In der Quickborner Präsentation fehlen bislang ein Kostenrahmen, konkrete Einsparziele und eine erkennbare Personalplanung. Auch ein Zeitplan, wann welche wirtschaftlichen Effekte erreicht werden sollen, ist nicht enthalten.

Dabei nennt die Stadt selbst Zeitersparnis und Kostenersparnis als erwartete Vorteile. Genau diese beiden Punkte müssten messbar gemacht werden.

Zu jedem größeren Digitalisierungsprojekt gehören deshalb einige einfache Kennzahlen: Kosten der Einführung, laufende Kosten, bisheriger Arbeitsaufwand, künftiger Arbeitsaufwand, eingesparte Arbeitsstunden und die daraus folgende Veränderung beim Personalbedarf.

Ohne diese Daten bleibt eine Transformationsstrategie schnell bei wohlklingenden Begriffen stehen. „Effizienter“, „moderner“ und „digitaler“ sind keine messbaren Ergebnisse.

Das gilt besonders für Quickborn. Bei der angespannten Haushaltslage kann Digitalisierung nicht nur daran gemessen werden, ob ein neues System funktioniert. Entscheidend ist, ob Verwaltungsaufwand und damit langfristig auch die Kosten sinken.

KI eröffnet erhebliche Rationalisierungsreserven

Besonders interessant ist deshalb, dass Künstliche Intelligenz jetzt ausdrücklich Bestandteil der Strategie wird. Die Stadt will Regeln für ihren Einsatz schaffen. „Automatisierung & KI“ bildet ein eigenes Handlungsfeld.

Hier liegen erhebliche Rationalisierungsreserven.

Verwaltungen beschäftigen sich täglich mit einer großen Zahl wiederkehrender Tätigkeiten: Schreiben entwerfen, umfangreiche Unterlagen zusammenfassen, Informationen suchen und zusammentragen, eingehende Dokumente sortieren, Daten erfassen, Standardantworten vorbereiten, Vorgänge dokumentieren oder ähnliche Bürgeranfragen beantworten.

KI kann einen erheblichen Teil dieser Arbeit beschleunigen oder übernehmen.

McKinsey kommt für die öffentliche Verwaltung zu dem Ergebnis, dass Tätigkeiten, die heute etwa 60 bis 70 Prozent der Arbeitszeit beanspruchen, durch generative KI und andere Technologien zumindest teilweise automatisiert werden können. Dazu gehören gerade die Erstellung und Zusammenfassung von Inhalten sowie Teile der Bürgerkommunikation.

Eine weitere Untersuchung beziffert das mögliche Entlastungspotenzial im öffentlichen Dienst auf bis zu 165.000 Vollzeitstellen beziehungsweise rund ein Drittel der prognostizierten Fachkräftelücke. Besonders hohe Automatisierungspotenziale sieht die Untersuchung ausdrücklich in Steuer- und Kommunalverwaltungen.

Das zeigt die Größenordnung, über die inzwischen gesprochen werden muss.

Eine Reduzierung des Personalbedarfs um 25 bis 30 Prozent erscheint vor diesem Hintergrund als interessante mittelfristige Prüfgröße für eine konsequent digitalisierte Verwaltung. Entscheidend ist eine Untersuchung der einzelnen Arbeitsbereiche und Prozesse.

Denn Rationalisierung muss sich am Ende auch beim Personal bemerkbar machen.

Personalabbau gehört zur Rechnung

Wenn ein Prozess nach der Digitalisierung nur noch halb so viel Arbeitszeit benötigt, ist die eingesparte Zeit zunächst lediglich eine statistische Größe. Ein finanzieller Effekt entsteht erst, wenn daraus Konsequenzen für Organisation und Stellenplanung gezogen werden.

Personalabbau ist deshalb ein wesentlicher Bestandteil der Rationalisierungsrechnung.

Dabei muss Digitalisierung nicht kurzfristig Stellen einsparen. In der Aufbauphase kann sogar das Gegenteil erforderlich sein. Neue Systeme müssen eingeführt, Prozesse neu organisiert, Daten übertragen und Beschäftigte geschult werden. Dafür kann vorübergehend zusätzliches Personal notwendig sein.

Aber dieser Aufwuchs braucht ein definiertes Ende.

Wenn durch Automatisierung und KI dauerhaft Arbeitszeit eingespart wird, muss sich das anschließend in einer geringeren Stellenzahl niederschlagen. Dafür stehen einer Verwaltung mehrere Wege offen: natürliche Fluktuation, Ruhestand, organisatorische Veränderungen und eine zurückhaltende Wiederbesetzung frei werdender Stellen.

Gerade deshalb gehören Digitalstrategie und Stellenplanung zusammen.

Wer heute zusätzliche Stellen für die Transformation schafft, sollte gleichzeitig darstellen, wie sich der Personalbestand der Gesamtverwaltung bis 2030 oder 2035 entwickeln soll.

Bürgerfreundlichkeit und Rationalisierung passen zusammen

Auch digitale Bürgerdienste haben erhebliches Einsparpotenzial.

Ein gut aufgebauter Online-Dienst spart nicht nur dem Bürger den Weg ins Rathaus. Er reduziert auch Arbeit innerhalb der Verwaltung.

Vollständige digitale Anträge verursachen weniger Rückfragen. Verständliche Informationen reduzieren Telefonate. Digitale Statusinformationen vermeiden Nachfragen nach dem Bearbeitungsstand. Automatische Datenübernahmen ersparen manuelle Eingaben. Standardisierte Verfahren können teilweise automatisiert bearbeitet werden.

Damit kann Bürgerfreundlichkeit gleichzeitig Rationalisierung bedeuten.

Problematisch wird Digitalisierung dagegen, wenn zur bisherigen Verwaltung lediglich eine zusätzliche digitale Ebene aufgebaut wird. Neue Software und zusätzliche Stellen bringen wenig, wenn alte Arbeitsabläufe nahezu unverändert weiterlaufen.

Ein Online-Formular allein ist noch keine Digitalisierung.

Positiv ist deshalb, dass Quickborn ausdrücklich komplette Prozesse betrachten will. Medienbrüche sollen beseitigt, Schnittstellen genutzt und Workflows automatisiert werden. Auch die Orientierung an vorhandenen Lösungen von kommunit und dem Land ist vernünftig. Eine Stadt dieser Größe muss nicht für jede Aufgabe eigene Systeme entwickeln.

Das digitale Cockpit braucht wirtschaftliche Kennzahlen

Die Präsentation zeigt bereits ein digitales Cockpit zur Steuerung der Projekte. Auch das ist ein guter Ansatz.

Interessant wird dieses Instrument aber erst, wenn dort nicht nur Projekte und Bearbeitungsstände stehen, sondern Ergebnisse.

Ein digitalisiertes Verfahren sollte beispielsweise ausweisen, wie lange die Bearbeitung vorher gedauert hat, wie lange sie danach dauert, wie viele Arbeitsstunden jährlich eingespart werden und welche Personal- und Sachkosten dem gegenüberstehen.

Dann lässt sich tatsächlich feststellen, ob Digitalisierung funktioniert.

Eine Verwaltung wird nicht effizienter, weil sie besonders viele Digitalisierungsprojekte begonnen oder abgeschlossen hat. Sie wird effizienter, wenn sie ihre Aufgaben anschließend schneller und mit weniger Personal- und Sachaufwand erledigen kann.

Guter Ansatz – jetzt beginnt die eigentliche Arbeit

Die Quickborner Präsentation ist ein sinnvoller Einstieg. Positiv ist vor allem, dass Digitalisierung nicht mehr ausschließlich als IT-Aufgabe betrachtet wird. Prozesse, Bürgerdienste, Arbeitsplätze, Organisation und Künstliche Intelligenz werden zusammen gedacht.

Auch dass KI endlich ausdrücklich in der Verwaltungsstrategie auftaucht, ist zu begrüßen. Gerade dort liegen Rationalisierungsmöglichkeiten, die noch vor wenigen Jahren technisch kaum erreichbar waren.

Trotzdem ist die vorgelegte Strategie zunächst eine Annäherung an überwiegend bekannte Themen der Verwaltungsmodernisierung. Ihr wirtschaftlicher Wert lässt sich noch nicht erkennen.

Dafür braucht es jetzt konkrete Zahlen: Investitionen, laufende Kosten, Zeitplan, eingesparte Arbeitsstunden, Personalentwicklung und ein nachvollziehbares Einsparziel.

Erst dann wird aus Digitalisierung tatsächlich Transformation.

Und erst dann lässt sich beantworten, was für Quickborn angesichts seiner Finanzlage besonders wichtig ist: wie viel Verwaltung durch Digitalisierung und Künstliche Intelligenz künftig mit weniger Personal und geringeren Kosten erledigt werden kann.

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Quellen

• Stadt Quickborn: Mitteilungsvorlage VO/2026/Q/1127 „Präsentation Digitalisierung & Transformation“, 18. September 2026, einschließlich der Präsentation des Fachdienstes 1.6 Organisation und Digitalisierung.
• McKinsey & Company: „Generative künstliche Intelligenz in der öffentlichen Verwaltung – sieben Erfolgsfaktoren für eine flächendeckende Nutzung“, 4. September 2024.
• McKinsey & Company: „Studie: Generative KI könnte Fachkräftelücke im öffentlichen Dienst um ein Drittel verkleinern“, 15. Juli 2024.
• McKinsey & Company: „Zukunft sichern – mit strategischer Personalplanung den öffentlichen Sektor stärken“, 12. Januar 2026.